Polityka Prywatności

Informacje wstępne

Niniejszy dokument Polityki Prywatności opisuje jakie dane gromadzimy na Państwa temat za pośrednictwem serwisu funkcjonującego pod adresem:  www.events.accred.eu oraz w systemie do obsługi akredytacji ACCRED MEDIA, w jaki sposób wykorzystujemy i przetwarzamy te dane, w jaki sposób chronimy je oraz jakich decyzji mogą Państwo dokonywać w odniesieniu do tych danych. Zachęcamy do zapoznania się z niniejszym dokumentem.

Naszym klientom gwarantujemy że jesteśmy w pełni zgodni z RODO. Zapewniamy że wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia powierzonych nam danych. Regularnie testujemy i mierzymy wdrożone środki ochrony danych w celu zabezpieczenia danych osobowych poprzez dokonywanie audytów bezpieczeństwa, testowanie wdrożonych zabezpieczeń oraz bieżące nadzorowanie procesów przetwarzania danych przez Inspektora Ochrony Danych. W naszych działaniach kierujemy się wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych i Europejskiej Rady Ochrony Danych.

Serwis internetowy dostępny pod adresem www.events.accred.eu jest częścią systemu akredytacji na imprezy masowe ACCRED EVENTS prowadzonego przez Accred Sp. z o.o. W zależności od ustaleń z klientem w stosunku do danych osobowych przetwarzanych w związku z daną imprezą Accred Sp. z o.o. występuje:

• w charakterze administratora danych osobowych osób akredytowanych lub;
• w charakterze podmiotu przetwarzającego działającego na zlecenie organizatora wydarzenia.

Administrator systemu ACCRED EVENTS

Dostawcą systemu akredytacji ACCRED EVENTS jest ACCRED Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie (20-027) przy ulicy Sądowej 2/11, posiadająca NIP: 7123427751 .

Kontakt z Accred Sp. z o.o.

• Elektronicznie: biuro@accred.eu;
• Listownie: Accred Sp. z o.o, ul. Sądowa 2/11, 20-027 Lublin .

Powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Accred Sp. z o.o., w tym dotyczących realizacji praw osób, których dane dotyczą w zakresie dostępu do swoich danych, ich sprostowaniu, ograniczenia przetwarzania, czy sprzeciwu na ich przetwarzanie. Kontakt z inspektorem ochrony danych ACCRED EVENTS możliwy pod adresem e-mail: odo@accred.eu .

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych w serwisie ACCRED EVENTS

Celem przetwarzania danych osobowych w serwisie ACCRED EVENTS dostępnym pod adresem www.events.accred.eu jest organizacja akredytacji oraz produkcja identyfikatorów na imprezy masowe.  

W przypadku gdy Accred Sp. z o.o. występuje w roli administratora danych osób akredytowanych, będzie ona przetwarzała dane osobowe osób akredytowanych w następujących celach:

1. Przetwarzanie danych osób akredytowanych na imprezy masowe podanych przez organizatorów imprezy, współorganizatorów imprezy, lub przez osobę, której dane dotyczą w celu organizacji akredytacji i wyprodukowania identyfikatorów. Podstawą takiego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na realizacji umowy o dostawę systemu akredytacji na imprezę masową. (RODO art. 6 ust 1 lit. F).
2. Przetwarzanie danych w celu ochrony interesów Administratora. Podstawą takiego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ustaleniu, dochodzeniu i obronie roszczeń (RODO art. 6 ust. 1 lit. F).
3. Przetwarzanie danych na podstawie zgody w sytuacji kiedy osoba akredytowana na jedną z imprez wyrazi zgodę na przetwarzanie swoich danych (imię i nazwisko, wizerunek, adres e-mail, nr telefonu) w systemie akredytacji ACCRED EVENTS pomiędzy obsługiwanymi przez Administratora imprezami masowymi w celu ułatwienia obsługi kolejnych wydarzeń. Podstawą takiego przetwarzania jest jednoznaczna osoba osoby, której dane dotyczą (RODO art. 6 ust.1 lit. A).

Kategorie danych jakie zbieramy za pośrednictwem systemu do akredytacji

• Imię i nazwisko;
• Organizacja, z ramienia której osoba jest akredytowana na wydarzenie;
• Adres e-mail;
• Nr telefonu;
• Wizerunek osoby fizycznej.

Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane osób akredytowanych pozyskujemy bezpośrednio- za pośrednictwem formularza na stronie www.events.accred.eu, który jest uzupełniany w odpowiedzi na zaproszenie wysłane przez organizatora lub jednego ze współorganizatorów imprezy.

Dane osób akredytowanych mogą być nam również przekazane przez organizatora lub jednego ze współorganizatorów wydarzenia.

Przetwarzanie danych osobowych w charakterze podmiotu przetwarzającego

W przypadku kiedy dane osób akredytowanych powierzane są ACCRED Sp. z o.o. przez organizatora danej imprezy Accred Sp. z o.o. zapewnia klientom wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

Okres przetwarzania danych

Dane osób uczestniczących w imprezach, które obsługujemy przechowywane są standardowo do 90 dni od momentu zakończenia danego wydarzenia.

Dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody przetwarzamy do momentu wycofania tej zgody.

Dane osobowe przechowywane w związku z obroną przed roszczeniami będziemy przetwarzać do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy.

W przypadku przetwarzania danych uczestników imprez w charakterze podmiotu przetwarzającego okres przechowywania danych osób akredytowanych ustalany jest każdorazowo zgodnie z dyspozycją ich administratora, a następnie dane te są zwracane ich administratorowi bezpowrotnie usuwane.

Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym odbiorcom, którym Administrator powierza czynności przetwarzania tych danych, takim jak: dostawcy usług administracyjnych (np. usługi księgowe, pomoc prawna); dostawcy usług technicznych (celem utrzymywania i rozwoju systemów informatycznych); dostawcy usług marketingowych; firmy windykacyjne.

Prawa osób, których dane dotyczą:

Osoby, których dane są przetwarzane przez Accred Sp. z o.o. mogą skorzystać z prawa do:

• Dostępu do danych – mogą Państwo żądać informacji na temat przetwarzanych przez nas danych osobowych na Państwa temat, w tym kopię danych.
• Sprostowania danych – mają Państwo prawo żądać sprostowania swoich danych, jeżeli są one nieprawidłowe.

Powyższe prawa osoby zarejestrowane w systemie, po aktywacji swojego konta mogą realizować same w Panelu Użytkownika.

• Usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – mają Państwo prawo żądać od nas usunięcia danych osobowych jeżeli:
• Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• Osoba, której dane dotyczą cofnęła wyrażoną zgodę, na której opiera się przetwarzanie (zgodnie z art. 6 ust 1 lit A RODO), i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych;
• Osoba, której dane dotyczą wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują inne nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy prawne przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą wnosi sprzeciw wobec przetwarzania danych;
• Dane osobowe nie są przetwarzane zgodnie z prawem
• Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
• Dane osobowe zostały zebrane w celu oferowania usług społeczeństwa informacyjnego;
• Sprzeciwu na przetwarzanie danych – jeżeli dane przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, mają Państwo prawo do sprzeciwu w dowolnym czasie wobec przetwarzania;
• Przenoszenia danych osobowych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz odbywa się w sposób zautomatyzowany mają Państwo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które dostarczyli Państwo administratorowi oraz mogą Państwo żądać przesłania ich do innego administratora (o ile jest to technicznie możliwe). Prawo to nie ma zastosowania do przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
• Wycofania wyrażonej zgody – jeżeli przetwarzamy dane na podstawie wyrażonej zgody mają Państwo prawo do jej wycofania w dowolnym momencie (bez podawania przyczyny i powoływania się na przepisy prawa). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać poprzez przesłanie nam wiadomości na odo@accred.eu .
• Złożenia skargi do organu nadzorczego jeżeli uznają Państwo że naruszamy Państwa prawa do ochrony danych osobowych.

Organ nadzorczy Ochrony Danych Osobowych:
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-192 Warszawa

www.uodo.gov.pl

Jak dbamy o Państwa dane osobowe

Szanując Państwa prawo do prywatności i ochrony danych osobowych dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony Państwa interesów oraz praw i wolności, w szczególności zapewniamy, że:

• Zbierane przez nas dane są zbierane dla konkretnych, określonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
• Przetwarzane zgodnie z prawem;
• Powierzanie przez nas danych osobowych podmiotom przetwarzającym odbywa się w oparciu o stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
• Regularnie testujemy i mierzymy wdrożone techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych;
• Powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych.

Informacja o konieczności podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz ich nie podanie skutkuje brakiem możliwości korzystania z naszych usług, a w efekcie brakiem uzyskania akredytacji na wydarzenie.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator strony www.events.accred.eu nie profiluje danych osobowych użytkowników strony i nie poddaje ich procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Publikacja ostatniej aktualizacji Polityki Prywatności: styczeń 2024 r.